【超初心者向け】これから元請けになるための塗装会社のメールマナー

こんにちは！コンサル課です！

本日はメールを送るときのマナーについてお話をしていきます。

元請けになると嫌でもお客様とのメールのやり取りが発生します。

しかし、中にはメールが苦手な方も多くいらっしゃいます。

いつも職人さんとは電話でやり取りをしているからといって、お客様との連絡も電話ですましてしまおうとすると、後々言った言わないの問題が起こったりします。

自分の身を守る上でもお客様との共有事項はメールなどの文章で残すようにしましょう！

また、高齢のお客様でも意外とメールをやっていたりします。

プライベートでも利用されていますので、しっかりと慣れておく必要があるでしょう。

しかし、正しいメールマナーを守らない場合、お客様に不快感を与えたり、誤解を招いたりする可能性があります。

そこで、最低限のメールマナーについて2つお話します。

それではさっそくいってみましょう！

まずは件名の書き方です。

件名は相手にメールの内容を簡潔に伝えるために非常に重要な役割を果たします。

そのため、件名は簡潔で分かりやすく書く必要があります。

例えば、

【確認依頼】4/10(月)着にて色見本帳を送付いたしました

【お礼】完工金お振込みの件

など、【】内に相手に何をしてほしいか、返事が欲しいのか、流して読みしてくれてもいいのかを書いていれば、読む方も本文を解読する手間が省けます。

つぎは本文です。

お客様へお伝えしたいことがいくつかある場合は、だらだらと長文を書くのではなく、まずは箇条書きで書いて、その項目ごとに詳細を書いていくようにしましょう。

その際に注意しないといけないことは、箇条書きの『階層』を合わせることです。

例えば、カレーの具材についてお伝えしたい場合は、

・にんじん

・ジャガイモ

・玉ねぎ

・牛肉

・カレー粉

などです。

次に工程について詳しくお伝えしたい場合は、

・肉や野菜を切る

・フライパンで炒める

・水を入れる

・煮込む

など、こういったお伝えしたい項目の階層をきちんと合わせることで相手にとっても分かりやすい文章となります。

こういったメールマナーも大事ですが、一番大事なことは相手に伝わるかどうかです。

一生懸命伝えようとした文章は相手にしっかりと伝わります。

これは、ネット集客におけるブログや施工事例作成でも言えることです。

文章作成に苦手意識のある方はぜひ、当社が開催しているWeb集客セミナーへご参加ください。

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