リフォーム業界で働いていると、毎日のようにいろんなお客様とお話しますよね。
契約書を交わして、提案書をお渡しして、無事に工事が終わって…。
そのあとに、ちゃんと「完工報告書」ってお渡ししてますか？
「いや、うちは出してないなぁ」
「工事終わったし、特に問題もなかったし別にいいんじゃない？」
そんな声もまだたまに耳にしますけど…ちょっと待ってください。
それ、実はものすごくもったいないことかもしれません。
今回は「完工報告書って本当に必要なの？」というテーマで、少し深掘りしてみたいと思います。
現場の方も、経営に関わっている方も、「あ、ウチもやった方がいいな」と思っていただけるはずです。
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【今さら聞けないシリーズ】お客様向けの完工報告書って必要？｜リフォーム経営支援チャンネル
完工報告書って、かんたんに言えば「契約書通りの工事がちゃんと行われたか」を確認するための記録です。
たとえば使った部材が契約通りだったか、施工方法が正しかったか、ちゃんと写真付きで記録に残すんですよね。
それだけじゃなくて、保証期間の案内とか、定期点検のスケジュール、そういったことまでまとめてあるんです。
でもこれ、実はお客様のためだけじゃないんです。
会社側にとっても「どんな工事をしたのか」、「誰が担当したのか」が将来的に見返せる貴重なデータになるんですよね。
数年後に「またお願いしたいんだけど、前の時どうだったっけ？」っていう問い合わせが来たときに、サッと出せる資料があるかどうか。
ここで信頼がまたひとつ積み重なるか、バタバタして不信感につながるか…。そういう違いが出てきます。
手間じゃない？実は、もう“手間”って時代じゃないんです
「
でもさ、いちいちそんな資料作るのって、めっちゃ手間かかるでしょ？」って思いますよね？わかります、めちゃくちゃわかります。
ただ、今の時代って、ほとんどの業務がシステム化されてるんです。
たとえば、提案書も完工報告書も、フォーマットがあって、お客様の名前や現場住所なんかは自動入力。
あとは現場で撮った写真を入れるだけ。実際に現場で担当する営業さんが5分もあれば作れちゃうケースも珍しくないです。
工事内容によっては作らないケースもあります。
たとえば、雨どいの部分的な補修とか、軽微な工事の場合ですね。
でも、金額の大小に関わらず、屋根の新設や外壁塗装など、少しでも構造に関わるようなリフォームなら、資料として残しておく意味はすごく大きいんです。
正直な話、外装のリフォームって、そんなにしょっちゅうやるものじゃないですよね。
早くても5年、10年に一度。
それこそ、忘れちゃう人がほとんどです。
「えーと…前に頼んだのって、どこの会社だったっけ…？」
「たしか、若い営業の人が来てくれたような…」
これ、よく聞く話です。
でも、しっかり完工報告書をお渡ししておくと、話がまるっきり変わります。
お客様は資料を引っぱり出して、「あ、ここに書いてあった！この会社ね、また連絡してみよう」ってなるんです。
しかも、完工報告書には保証内容や点検履歴も載ってますから、「保証期間内だし、ちょっと見てもらおうかな」っていう問い合わせにもスムーズに対応できます。
こうしたアフターの対応がきっかけで、再び工事の依頼に繋がる。信頼がつながって、リピートにも強い会社になるっていうわけなんですよね。
あと、意外と見落としがちなんですが…完工前に一緒にチェックしてもらう部分もポイントです。
特に屋根工事なんかだと、足場が外れちゃうともう見られないところってありますよね。
だから足場があるうちに案内して、最終的な清掃が終わってから報告書の説明をする。
こうした流れも、安心感につながります。
【まとめ】“紙1枚”が未来を変える。だからこそ、やってみてください
「完工報告書ってそんなに重要？」って思ってた方、いかがでしたか？
これって実は“営業資料”でもあるんですよね。
最初はたった1回の工事かもしれません。でも、その一回の経験をお客様の記憶に“資料”として残しておけば、次に繋がるチャンスが何倍にも広がるんです。
今はもう、「手間だからやらない」という時代じゃないと思います。
むしろ、“やってない方が手間”になる時代です。
テンプレートを一度作って、システムに乗せてしまえば、もうそれだけで会社の信用が一段上がります。
それに、完工報告書があるだけで、「この会社、ちゃんとしてるな」って感じてくれるお客様、ほんとに多いんです。
これ、WEB集客にもすごく効いてくる要素なんですよ。
口コミの質が変わりますし、リピーターも増えてくる。
実際、WEB集客に成功している会社さんって、こういう“地味だけど大切なこと”を徹底しているところが多いんです。
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