こんにちは！コンサル課です！

今回は「生産性の向上に繋がる会議の進め方」について、ご紹介させていただきます！

リフォーム会社で会議をしているところも少なくないと思います。

会議は、会社方針の共有や、意思決定の場としてとても重要です。

ただ、むやみやたらに長くなったり、話があちこちに及んだりと、なかなかうまく進行できないとお悩みの経営者様も多くいらっしゃることかと思います。

アンケートでは、中小企業経営者の80%以上が会議の改善の必要性を感じているものの、約30%はその具体的な改善方法を見出せていないと答えています。

この点からも、リフォーム会社の経営者も会議の重要性とその進め方に関する悩みは深刻であることが窺えます。

会議の必要性に関しては、その目的が非常に重要です。

具体的には、リフォーム現場から吸い上げた議題の明確化、決められた時間内での決定事項の決断、そしてそれらの実施がキーポイントです。

会議を無駄なく効率的に進めるためには、事前に議題を決めて共有し、会議中は決めた議題に基づいて効率的に議論を進め、決定したことは迅速に実行に移すことが肝要です。

特に、議題の明確化は重要で、これを怠ると参加者が目的を理解せず、結果的に無駄な時間を費やすことになります。

また、議題の共有には、Googleスプレッドシートなどのツールを活用することで、事前に参加者が内容を確認できるようにすることも一つの方法です。

会議の時間設定に関しても、リフォームの営業さんはお忙しいので、明確にリミットを設けることが有効です。

時間を設定することで、議論にメリハリがつき、ダラダラとした会議を避けることができます。

また、定期的に開催される会議では、予め固定の時間を設けることで、リフォームの営業をしている方、現場管理の方でも予定が立てやすくなります。

会議の実施に際しては、その場で決定できる事項は迅速に決定し、決定できない事項は再調査後に決定するようにすることが大切です。

また、会議の参加者は、積極的に意見を述べることが重要であり、発言しない参加者は会議に参加する意義を再考すべきでしょう。

さらに、会議は参加者が必要最小限に抑えられるべきであり、参加する人の選定には慎重になる必要があります。

会議はリフォーム会社としてのコストであり、有意義な会議にするためには、参加者の選定や議論の質に注意を払うことが求められます。

会議後のフォローアップとしては、議事録の取りまとめが重要です。

これにより、何が話され、どのような決定がなされたのかを記録し、後日のフォローアップや進捗確認に役立てることができます。

具体的には、事前に議題を共有し、会議での議論を効率的に行い、決定した事項を迅速に実行に移し、次回会議でその進捗を確認するというサイクルを確立することが大切です。

このプロセスを通じて、会議はより生産的なものとなり、リフォーム会社組織全体の効率向上に寄与することができます。

日本の労働生産性は世界的に見ても低い水準にあります。リフォーム業界は特に労働生産性は低い傾向にあります。

時間当たりの労働生産性に関して、日本はアメリカの6割程度にとどまっています。

このような状況を打破するためにも、会議の効率化は企業にとって非常に重要です。

会議を通じて明確な意思決定を行い、それを迅速に実行に移すことで、企業の方向性を明確にし、生産性の向上を図ることが可能です。

効率的な会議の進め方は、単に会議内での議論に留まらず、経営全体に対するアプローチが求められます。

経営計画書に書かれた事項を基に、日々の業務を進め、会議を通じて生じた問題を解決し、精度と効率を高めていくことが大切です。

こうしたプロセスを繰り返すことで、企業は持続的な成長を遂げることができるでしょう。