ここ最近、「AIが営業をどう変えるか？」という話題で盛り上がることが多いんですが、実はその裏でひっそりと…いや、かなり着実に変化しているのが「バックオフィス業務」なんですよね。
営業や現場に比べるとあまり注目されない部分ではあるんですけど、リフォーム業界においてもこの裏方の変化が、会社全体の動きに大きく影響を与えていくことは間違いありません。
今回は、そんな「バックオフィス×AI」の世界がどうなっていくのか、一緒に覗いてみたいと思います。
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AI活用でバックオフィス業務を効率化できる？メリットを紹介！｜JACOFリフォーム経営支援チャンネル
AI導入で、事務作業はもっと“速く・正確に・安く”なる？
バックオフィスの仕事って、事務作業、請求書の処理、労務関連、経理…とにかく幅が広いんですよね。
しかも、それぞれ専門知識が必要な分野も多いので、税理士さんや社労士さんに依頼してる会社もたくさんあると思います。
こういった業務にAIが入ってくると、何がどう変わるのか？
結論から言うと、圧倒的に「効率化」されていくはずです。
今まで人間の目と手で確認して、間違えないように丁寧にやっていた作業を、AIが一瞬で処理してくれる。
しかも、人間と違って感情やムラがないので、いつでも公平かつ正確にこなしてくれるというわけです。
もちろん、全部をAIで代替できたとしたら、人件費だって大幅に削減できますよね。
「人間にしかできない仕事に集中してもらう」って考えると、これはむしろプラスの変化じゃないでしょうか。
「
建設DX」っていう言葉、だいぶ浸透してきましたけど、じゃあリフォーム業界の現場で実際どれくらい進んでるのかというと…これ、実はまだまだバラつきがあります。
水回りや設備系のリノベーション業者さんなんかは、けっこう早くからCADを導入したり、工程管理をITで行っていたりして進んでる印象はあります。
図面もデジタル、契約書もクラウド、パースもパッと出せる。そんな現場もあるんです。
一方で、まだまだ「見積もりは手書き」、「契約書は紙ベース」、「図面は…A3コピー用紙」みたいな会社もありますよね。
特に中小零細企業はアナログ色が根強く残っている傾向があります。
導入が遅れている理由としては、「必要性は感じているけど、何から手をつけていいか分からない」、「人もお金も足りない」というケースが多いんじゃないでしょうか。
特に、3～5人規模の会社になると、「やってるのは分かるけど、調べてもどれがいいのか分からない」、「導入しようと思って資料請求したら高すぎた」みたいな話もよく耳にします。
小さな会社こそ、無理せず“できるところから”でOK
とはいえ、すべての会社が大掛かりなIT投資をしないといけないかというと、決してそんなことはないと思います。
大きな会社がスケールメリットを活かして、業務効率化を一気に進めるのも一つの形。
でも、社員数人の会社なら、まずは“無料でできること”から始めてみるのが現実的です。
たとえば、Googleドライブで顧客情報や契約書類を共有するだけでも、業務効率はかなり上がりますよね。
現場で「あ、あの資料…今ないわ」みたいな事態も減りますし、出先からスマホで確認できるってだけで、対応スピードも違ってきます。
実際に、クラウドを導入していなかった会社で「紙で顧客管理していたせいで資料をお客様宅に忘れてクレームに…」なんて話もあるんですよね。
クラウドなら、そんなミスも起きにくいですし、無料で始められる範囲も広い。
高いソフトを入れる前に、まずは使える無料ツールを活用して、社内に“デジタルに慣れる”土壌をつくることが大事かなと思います。
実際、弊社の現場でもAI導入によって「
作業時間が半分以下になった！」なんてケースが出てきてます。
たとえば、ChatGPTを使うことで、スプレッドシートの関数作成が苦手なスタッフでもサクサク作れるようになったり。
社内ブログの作成に関しては、「
MAYA」というAIツールを使うことで、1000文字のコンテンツ作成が以前は1時間以上かかっていたのが、今では30分もかからずチェックまで終わるようになってきました。
仮に、スタッフ全員が一日一記事ずつ書くとしたら、一ヶ月で10時間くらい浮いてるわけです。これって、かなり大きいですよね。
この“ちょっとずつの積み重ね”が、年間で見ると膨大な差になってくるんです。
ただ、ここで注意しないといけないのが著作権の問題です。
AIが生成した文章や画像については、現在の日本の法律では基本的に著作権は発生しないというのが前提。
でも、学習元に著作権があるコンテンツを使っている場合は話が違ってきます。
だからこそ、我々のように自社で保有するコンテンツを学習させてAIを活用する体制を取っていると、リスクを回避しながらAIの恩恵をしっかり受けられるんですよね。
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